W perspektywie finansowej na lata 2021-2027 wdrażanie Funduszy Europejskich w Polsce odbywa się za pośrednictwem Centralnego Systemu Teleinformatycznego CST 2021. Można powiedzieć, że jest to bardzo rozbudowane narzędzie informatyczne, które ma odrębne funkcjonalności dla instytucji zarządzających poszczególnymi programami operacyjnymi oraz beneficjentów. W ramach opracowania skupimy się wyłącznie na aplikacjach: WOD2021, SOWA EFS, BK2021, SL2021 oraz SM EFS, które przeznaczone są wyłącznie dla podmiotów ubiegających się o wsparcie oraz realizujących projekty dofinansowane z funduszy unijnych. Dowiedz się dokładnie czym jest Centralny System Teleinformatyczny i do czego służy!
Co wchodzi w skład Centralnego Systemu Teleinformatycznego CST 2021?
Na początku warto wspomnieć, że aplikacje SOWA EFS, BK 2021, SL2021 oraz SM EFS, pomimo że wchodzą w skład Centralnego Systemu Teleinformatycznego CST 2021, dostępne są pod odrębnymi adresami. Logowanie odbywa się za pośrednictwem:
W nowej perspektywie finansowej doszło więc do rozdrobnienia następcy CST2014 na odrębne aplikacje, w tym aplikację do monitorowania uczestników projektów czy kontroli projektu oraz zakwalifikowano 2 generatory wniosków: WOD2021 i SOWA EFS.
Jaka jest podstawa prawna wdrożenia systemu CST 2021?
Podstawą prawną wykorzystania CST2021 w przygotowywaniu oraz rozliczaniu projektu, w tym aplikacji wchodzących w skład CST2021, są:
- art. 4 ust. 2 pkt 6 ustawy wdrożeniowej, tj. Ustawa z dnia 28 kwietnia 2022 roku o zasadach realizacji zadań finansowanych ze środków europejskich w perspektywie finansowej 2021–2027;
- Wytyczne dotyczące warunków gromadzenia i przekazywania danych w postaci elektronicznej na lata 2021-2027 wydane przez Ministra Funduszy i Polityki Regionalnej 25 stycznia 2023 roku (określają one jednolite reguły wykorzystania CST2021 na potrzeby zarządzania finansowego, monitorowania, kontroli, audytu i ewaluacji oraz formy informacji, jakie będą przekazywane z wykorzystaniem tego systemu w związku z realizacją programów);
- zapisy umowy o dofinansowanie projektu.
Centralny System Teleinformatyczny CST 2021 - jakie są nowości?
W porównaniu do poprzedniego narzędzia informatycznego (CST 2014) wprowadzono kilka zasadniczych zmian w zakresie użytkowania i funkcjonalności systemu CST 2021. Po pierwsze, po podpisaniu umowy o dofinansowanie instytucja zaprasza 1 osobę po stronie beneficjenta do zarządzania kontami użytkowników. Wybrana osoba nadaje później uprawnienia na swoim poziomie zarówno w aplikacji SL2021, jak i SM EFS. Wnioski w tej sprawie przesyłane są droga oficjalną i stanowią akta sprawy. Znika zatem praktykowane w poprzedniej perspektywie finansowej nadawanie uprawnień przez Instytucję Pośredniczącą. Po drugie, uwierzytelnienie w systemie następuje zawsze tylko poprzez wprowadzenie loginu i hasła (nie ma innych sposobów logowania). Kolejna zmiana dotyczy samej terminologii używanej w CST 2021. Od teraz dokumenty dzielimy na tzw. biznesowe: umowa, aneks wniosek o płatność oraz techniczne, do których zaliczamy wnioski o zmianę. Znika również podział na typ korespondencji: wiadomość oraz pismo. Ważna zmiana dotyczy braku podpisu elektronicznego oraz Profilu Zaufanego/ePUAP wewnątrz aplikacji SL 2021. Pisma wysyłane do Instytucji Pośredniczącej, które wymagają podpisu elektronicznego, dołączamy w formie załączników. W Systemie CST 2021 doszło także do zasadniczej zmiany w zakresie numeracji projektów. W perspektywie finansowej 2021-2027 nie występują Poddziałania. Poza tym w numeracji projektów usunięty został kod NUTS, który zastąpiony został kodem definiującym rolę instytucji (Instytucji Pośredniczącej) wraz z numerem porządkowym instytucji podpisującej umowę o dofinansowanie projektu. Warto również wspomnieć o utworzeniu eSZOP (elektronicznego Szczegółowego Opisu Priorytetów), w ramach którego wprowadzana jest przez Instytucję Zarządzającą danym programem znaczna część wartości słownikowych do wyboru w SL2021 i generatorów wniosków (np. wskaźniki, typy wnioskodawców).
Do czego służy aplikacja WOD2021?
Aplikacja Wnioski o dofinansowanie (WOD 2021) stanowi element Centralnego Systemu Informatycznego CST2021 i służy do aplikowania o dofinansowanie ze środków unijnych. Jeżeli przedsiębiorca chce tylko przejrzeć aktualne nabory, nie ma konieczności zakładania konta (do złożenia wniosku jest ono jednak niezbędne). Po zakończeniu etapu rejestracji i wyborze odpowiedniego naboru przechodzi się do generowania wniosku o dofinansowanie, który składa się z 12 sekcji: informacji o projekcie, wnioskodawcy oraz realizatorach, wskaźnikach, zadaniach, budżecie projektu, podsumowaniu budżetu, źródłach finansowania, analizie ryzyka, dodatkowych informacjach, oświadczenia, załączniki oraz informacje o projekcie. Przesłanie wniosku do instytucji jest możliwe tylko drogą elektroniczną.
Do czego służy aplikacja SOWA EFS?
System Obsługi Wniosków Aplikacyjnych Europejskiego Funduszu Społecznego (SOWA EFS) jest narzędziem informatycznym udostępnionym przez Ministerstwo Funduszy i Polityki Regionalnej przeznaczonym do obsługi procesu ubiegania się o środki unijne z EFS+ w perspektywie finansowej 2021–2027. Aplikacja ta służy zatem do przygotowania oraz złożenia formularza wniosku o dofinansowanie projektu w naborach konkurencyjnych i niekonkurencyjnych, które dotyczą m.in. podnoszenia kwalifikacji zawodowych, usług doradczych, tworzenia nowych miejsc przedszkolnych, wspierania osób bezrobotnych oraz powracających na rynek pracy, wykluczenia społecznego itp. Mowa więc tutaj o tzw. projektach miękkich nastawionych na rozwój kapitału ludzkiego.
Do czego służy aplikacja SL 2021?
Jeżeli nasz wniosek zostanie pozytywnie oceniony i podpiszemy umowę o dofinansowanie, wszystkie dane zawarte w WOD2021 lub SOWA EFS z automatu zostają przesyłane do aplikacji SL2021, która służy do rozliczania, monitoringu i kontraktacji. W SL2021 użytkownicy mogą mieć różne uprawnienia (w SL2014 wszyscy użytkownicy mieli te same uprawnienia), które są przypisane do poszczególnych ról (czyli zestawu uprawnień). W aplikacji wyróżnia się następujące role (kolejność ról od roli mającej najszersze uprawnienia):
- Beneficjent – zarządzający,
- Beneficjent – osoba uprawniona,
- Beneficjent – obsługa wniosków o płatność,
- Beneficjent – podpisujący,
- Beneficjent – odczytujący.
Co ważne, jednemu użytkownikowi można nadać kilka ról (użytkownik ma rolę lub kilka ról przypisanych do projektu i może mieć różne role w różnych projektach w tej samej organizacji). Najczęściej osobie rozliczającej projekt będzie nadawana rola osoby uprawnionej lub obsługa wniosków o płatność.
Aplikacja SL 2021 jest podzielona na moduły, które zawierają różne funkcjonalności. Nowością jest brak modułu „Umowa o dofinansowanie”, zastąpiona przez „Projekt”, który może mieć status: umowa podpisana lub umowa rozwiązana. Wniosek o płatność składany jest zatem w ramach projektu, a nie – jak to było wcześniej – umowy lub aneksu.
Do czego służy aplikacja SM EFS?
System Monitorowania Europejskiego Funduszu Społecznego (SM EFS) jest przeznaczony do obsługi monitorowania podmiotów i uczestników otrzymujących wsparcie w ramach projektów realizowanych ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego Plus w perspektywie finansowej 2021-2027. Podobnie jak w SL 2021 beneficjent samodzielnie określa i nadaje uprawnienia do formularzy. W SM EFS wyróżnia się następujące role (zaczynając od najważniejszej):
- Administrator w instytucji,
- Lider zespołu monitorowania projektu,
- Członek zespołu monitorowania projektu,
- Obserwator monitorowania projektu.
Beneficjent musi pamiętać, że nie później niż w momencie złożenie pierwszego wniosku o płatność w aplikacji SL 2021 należy zarejestrować konto w SM EFS.
Jeżeli chodzi o zmiany, to nie będą już gromadzone w systemie dane o ulicach i numerach budynków. Beneficjent będzie samodzielnie rejestrował podejrzenie jednoczesnego uczestnictwa w 2 takich samych projektach. Jedną z nowych funkcjonalności jest również możliwość zliczania wartości wskaźników z danych gromadzonych na poziomie projektu.
Większość beneficjentów realizujących projekty w poprzedniej perspektywie może się zastanawiać, dlaczego powstała nowa aplikacja do monitorowania uczestników (wcześniej taką funkcję pełnił SL2014). Wynika to z nowych uwarunkowań prawnych w zakresie przetwarzania danych osobowych. Obecnie administratorem danych osobowych gromadzonych w CST jest każdy podmiot w zakresie, w jakim dane osobowe wprowadza i przetwarza (wcześniej administratorem był Minister odpowiedzialny za System IT lub Instytucja Zarządzająca). System powierzania danych osobowych został zastąpiony systemem udostępniania. Od teraz każdy z administratorów ma swój zakres odpowiedzialności związany z zabezpieczeniami organizacyjnymi oraz technicznymi na jego poziomie.
Do czego służy BK2021?
Baza konkurencyjności 2021 to narzędzie bardzo dobrze znane beneficjentom realizującym projekty w poprzedniej perspektywie finansowej. Jest to internetowa baza ofert, która w jednym miejscu gromadzi zamówienia składane przez beneficjentów. Wytyczne dotyczące kwalifikowalności wydatków na lata 2021-2027 w Podrozdziale 3.2 Zasada konkurencyjności określają szczegółowo, kto i na jakich zasadach jest zobowiązany do zamieszczania zapytań ofertowych w BK 2021. Należy jednak wspomnieć o istotnej zmianie. Obecnie cała korespondencja dotyczącą zamówień odbywa się za pośrednictwem bazy konkurencyjności w formie elektronicznej i podlega archiwizacji (nie ma więc możliwości złożenia oferty w formie papierowej).
System Informatyczny CST 2021 to zespół aplikacji, które służą beneficjentowi do składania wniosków (WOD 2021 oraz SOWA EFS), rozliczania projektu (SL 2021), monitorowania uczestników projektów (SM EFS) oraz dodawania zamówień składanych przez beneficjentów (BK 2021). Chociaż wspomniane narzędzia tworzą jeden spójny system, sposób logowania i zakładania konta odbywa się za pośrednictwem odrębnych adresów. Nowością jest wprowadzenie osobnej aplikacji do monitorowania uczestników (SM EFS), co jest efektem wprowadzenia zmian w przepisach RODO. Nie ulega wątpliwości, że przedsiębiorcy, którzy chcą pozyskać dotację unijną, a następnie skutecznie rozliczyć projekt, będą musieli zapoznać się z ww. narzędziami i ich funkcjonalnościami.
